Este documento, antiguamente llamado "cuadro de asistencias", es elaborado por el ayudante para registrar la asistencia a los actos obligatorios y a los abonos de todos los voluntarios.
De esta información se desprenden varios asuntos reglamentarios (disciplinarios) que se reportan en las notas de ayudantía.
“El Cuadro de Asistencias, Licencias y Faltas. En Cuadro las anotaciones se harán con los signos A - F- L – S y R, iniciales de Asistencia, Falta, Licencia, Suspensión y Renuncia, respectivamente, como fue procedente. En los casos de Renuncia, Separación, Expulsión, Fallecimiento, se dejará una anotación con fecha respectiva de la baja. El cuadro se resumirá en forma mensual, semestral y anual, se colocará en Tabla de Órdenes del día el mensual.”
Art 35° N° 10 letra a) del Reglamento de Compañía - Obligaciones de los Ayudantes
Cuando el plazo está cumplido, esta información se transforma en el Parte de Asistencia Mensual o más conocido cómo PAM y se envía cómo Notas de Comandancia. Puedes ver el detalle de dicha nota en
Es importante dar acceso a la información y que los voluntarios hagan las observaciones en el plazo que se brinde. Actualmente se hace envío a los voluntarios por correo electrónico institucional y se publica en la bitácora del 2do piso del cuartel.
Antiguamente, se hacía en papel y a mano. Dónde el ayudante de compañía anotaba cada acto del servicio en una hoja enorme, y se coloreaba cuadro por cuadro la asistencia de los bomberos. Era un trabajo arduo y un papel tan o más grande que el diario El Mercurio. De seguro podrás ver uno almacenado en la Sala de Consejo; ¡Te invito a que hagas el ejercicio! Realmente es interesante, entretenido y didáctico ver cómo se hacían las cosas en el pasado y progresivamente a medida que los recursos están disponibles para nosotros los optamos para mejorar los procesos. Quien sabe… quizás en un futuro sea una IA (inteligencia artificial) que haga estos procesos. ¿Te lo imaginas?
En la actualidad, este documento se genera en excel con información que se extrae del reporte de SISPAR.
Por lo anterior, te sugiero que enfoques tus esfuerzos en asegurarte de que todos los partes estén completos y contengan toda la información necesaria, debidamente cargadas en SISPAR. Invertir 15-20 minutos diarios en esto te ahorrará muchos dolores de cabeza al final del mes.
¿Sabes sobre Excel? No necesitas manejarlo demasiado. Con solo unas pocas fórmulas, puedes hacerlo de forma sencilla y rápida. Las fórmulas que te servirán mucho y te sugiero dominar son las siguientes:
BUSCARV
CONTAR
SI.ERROR
SI
SUMA
A continuación, te dejaré una lista de verificación To-do para asegurarnos de que el documento tenga toda la información necesaria.
[ ] Ingresar a SISPAR y extraer el reporte en “Reportes - Detalle Mensual”, te lo exporta en un excel.
[ ] Cuadrar la cantidad de voluntarios entre reporte Sispar y versión de compañía - Pueden haber bajas o altas de voluntarios.
[ ] Traspasar de forma correcta la información desde el reporte de SISPAR al formato de planillón de compañía.
[ ] Segregar los actos en: Obligatorios, abonos y otros abonos (Junta de oficiales, otros abonos, consejos, etc).
[ ] Brindar asistencia “A” a los casos especiales cómo: lesionados en actos del servicio, embarazos, honorarios por gracia, otros.
Una vez realizado los pasos anteriores, se comienza a cuadrar los números del planillón.
[ ] Se debe cuadrar cada item mediante fórmulas. PD: El rango que se visualiza en la imagen es de referencia, puede haber variaciones en cada planillón dependiendo de cada mes.
[ ] Validar los totales de los voluntarios en planillón V/S reporte de “Mensual asistencia” de Sispar.
